✅
Checklist Implementare
Scop: Listă exhaustivă toate task-urile, documente, validări necesare pentru implementare Voice AI. Structură: 9 categorii cronologice - de la pre-implementare până la post-lansare (3 luni). Responsabilități: Specificate clar pentru fiecare task (Kallina, IT, Management, Coordonator, etc.). Prioritizare: Critical (esențial), Important (necesar), Normal (nice-to-have). Utilizare: Printați sau exportați, bifați pe măsură ce avansați. Zero task-uri omise.
Cum Să Folosiți Această Checklist
- 📋Printați sau salvați digital: Păstrați checklist-ul accesibil pentru coordonatorul proiect
- 👥Alocați responsabilități: Distribuiți task-urile echipei conform coloanei "Responsabil"
- ⏰Respectați cronologia: Categoriile sunt ordonate temporal - respectați secvența
- 🔴Prioritizați Critical: Task-urile marcate "critical" sunt blocante - nu treceți mai departe fără ele
- ✔️Bifați progresul: Marcați task-urile completate pentru vizibilitate clară progres
1Pre-Implementare (Săptămâna -1 până la 0)
| ✓ | Task | Responsabil | Prioritate |
|---|---|---|---|
| Aprobare buget și semnare contract cu Kallina | Management/Finanțe | 🔴 CRITICAL | |
| Desemnare coordonator proiect din partea instituției | Management | 🔴 CRITICAL | |
| Identificare stakeholderi cheie (IT, call center, departamente implicate) | Coordonator | 🟠 Important | |
| Documentare procese actuale (volum apeluri, tipuri cereri, proceduri) | Coordonator + Echipă | 🟠 Important | |
| Pregătire informații necesare Kallina (proceduri, FAQ-uri, documente, contacte) | Departamente | 🟠 Important | |
| Verificare infrastructură tehnică (PBX, internet, sisteme integrate) | IT | 🔴 CRITICAL | |
| Programare workshop planificare cu echipa Kallina | Coordonator | 🔴 CRITICAL |
2Planificare și Analiză (Săptămâna 1)
| ✓ | Task | Responsabil | Prioritate |
|---|---|---|---|
| Workshop planificare cu Kallina (2-3 ore, la sediu sau online) | Toți stakeholderi | 🔴 CRITICAL | |
| Definire cazuri de utilizare prioritare (care scenarii automatizate primele) | Workshop participanți | 🔴 CRITICAL | |
| Stabilire reguli escaladare (când transferă AI la operator) | Workshop participanți | 🟠 Important | |
| Alegere voce agent vocal (testare 5-10 variante) | Coordonator + Management | 🔵 Normal | |
| Definire personalitate și ton conversațional | Coordonator + Responsabil comunicare | 🔵 Normal | |
| Aprobare document specificații tehnice și funcționale | Management | 🔴 CRITICAL | |
| Stabilire calendar implementare detaliat cu milestone-uri | Coordonator + Kallina | 🟠 Important |
3Configurare Tehnică (Săptămâna 2)
| ✓ | Task | Responsabil | Prioritate |
|---|---|---|---|
| Furnizare acces sisteme pentru integrări (API keys, credențiale DB) | IT | 🔴 CRITICAL | |
| Configurare rută telefonie (SIP trunk, forward etc.) | IT + Kallina | 🔴 CRITICAL | |
| Integrare cu CRM/baze date existente | Kallina (cu suport IT) | 🟠 Important | |
| Conectare la sistem programări/agendă | Kallina (cu suport IT) | 🟠 Important | |
| Setup mediu staging pentru testare | Kallina | 🔴 CRITICAL | |
| Testare conexiuni și integrări (technical validation) | IT + Kallina | 🔴 CRITICAL | |
| Configurare backup și disaster recovery | Kallina | 🟠 Important |
4Dezvoltare Conținut (Săptămâna 3)
| ✓ | Task | Responsabil | Prioritate |
|---|---|---|---|
| Scriere scripturi conversaționale pentru fiecare scenariu | Kallina + Validare instituție | 🔴 CRITICAL | |
| Traducere conținut în toate limbile activate (română, rusă, etc.) | Kallina + Validare instituție | 🟠 Important | |
| Încărcare FAQ-uri și răspunsuri în bază cunoștințe | Departamente + Kallina | 🟠 Important | |
| Configurare mesaje de salut, confirmare, încheiere | Kallina + Aprobare coordonator | 🔵 Normal | |
| Training AI cu terminologie specifică instituției | Kallina | 🟠 Important | |
| Pregătire training materials pentru echipa internă | Kallina | 🔵 Normal | |
| Review și validare finală scripturi de către stakeholderi | Echipă instituție | 🔴 CRITICAL |
5Training Echipă (Săptămâna 3-4)
| ✓ | Task | Responsabil | Prioritate |
|---|---|---|---|
| Sesiune training 1: Introducere Voice AI + Dashboard (2 ore) | Kallina trainer | 🔴 CRITICAL | |
| Sesiune training 2: Escaladare + Actualizare conținut (2 ore) | Kallina trainer | 🔴 CRITICAL | |
| Distribuire materiale training (ghiduri PDF, videoclipuri) | Kallina | 🔵 Normal | |
| Acordare acces dashboard pentru operatori și manageri | Kallina + IT | 🟠 Important | |
| Sesiuni Q&A follow-up pentru clarificări | Kallina | 🔵 Normal | |
| Certificare participanți training | Kallina | 🔵 Normal |
6Testare Internă (Săptămâna 4)
| ✓ | Task | Responsabil | Prioritate |
|---|---|---|---|
| Testare funcțională de către operatori (scenarii pozitive) | Echipă call center | 🔴 CRITICAL | |
| Testare edge cases și situații problematice | Echipă call center + IT | 🟠 Important | |
| Testare transferuri către operatori (simulare escaladări) | Operatori | 🔴 CRITICAL | |
| Testare integrări (verificare date corecte din sisteme) | IT + Operatori | 🔴 CRITICAL | |
| Testare multilingvă (toate limbile activate) | Vorbitori nativi fiecare limbă | 🟠 Important | |
| Colectare feedback echipă și documentare probleme | Coordonator | 🟠 Important | |
| Implementare ajustări bazate pe feedback | Kallina | 🔴 CRITICAL | |
| Re-testare post-ajustări (validare fixes) | Echipă | 🟠 Important | |
| Sign-off testare internă (aprobare pentru pilot extern) | Management + Coordonator | 🔴 CRITICAL |
7Pilot Extern Limitat (Săptămâna 5)
| ✓ | Task | Responsabil | Prioritate |
|---|---|---|---|
| Configurare pilot limitat (10-20% apeluri sau ore specifice) | Kallina + IT | 🔴 CRITICAL | |
| Activare monitorizare intensivă (real-time alerts) | Kallina | 🔴 CRITICAL | |
| Comunicare internă: toată echipa aware că pilot activ | Coordonator | 🟠 Important | |
| Monitorizare zilnică: review apeluri, identificare probleme | Coordonator + Kallina | 🔴 CRITICAL | |
| Colectare feedback cetățeni (survey post-apel) | Sistem automat | 🟠 Important | |
| Întâlniri checkpoint (daily/every 2 days) echipă + Kallina | Coordonator | 🟠 Important | |
| Ajustări rapide bazate pe feedback real | Kallina | 🔵 Normal | |
| Analiză statistici pilot: rezoluție, satisfacție, transferuri | Coordonator + Kallina | 🟠 Important | |
| Decizie go/no-go pentru lansare completă | Management | 🔴 CRITICAL |
8Lansare Completă (Săptămâna 6)
| ✓ | Task | Responsabil | Prioritate |
|---|---|---|---|
| Activare Voice AI pentru 100% apeluri | Kallina + IT | 🔴 CRITICAL | |
| Comunicat de presă și anunț public (site, social media) | Departament comunicare | 🟠 Important | |
| Update mesaj outgoing (dacă există) | IT | 🔵 Normal | |
| Activare monitorizare 24/7 primele 48h | Kallina + Coordonator | 🔴 CRITICAL | |
| Stand-by echipă Kallina pentru răspuns rapid la probleme | Kallina | 🔴 CRITICAL | |
| Check-in telefonic după 24h, 48h, 1 săptămână | Kallina | 🟠 Important | |
| Colectare și analiză feedback primele 7 zile | Coordonator | 🟠 Important | |
| Mini-optimizări bazate pe feedback early adopters | Kallina | 🔵 Normal |
9Post-Lansare (Luni 1-3)
| ✓ | Task | Responsabil | Prioritate |
|---|---|---|---|
| Review săptămânal statistici și metrici | Coordonator | 🟠 Important | |
| Raport lunar către management cu rezultate și ROI | Coordonator + Kallina | 🟠 Important | |
| Sesiuni refresh training pentru echipă (opțional) | Kallina | 🔵 Normal | |
| Actualizări periodice conținut (orare, proceduri etc.) | Departamente | 🔵 Normal | |
| Identificare oportunități extindere (scenarii noi) | Coordonator + Kallina | 🔵 Normal | |
| Colectare testimoniale cetățeni pentru comunicare publică | Dept. comunicare | 🔵 Normal | |
| Prezentare rezultate în consiliu/board (după 3 luni) | Management | 🟠 Important |
Sfaturi pentru Implementare Fără Stres
💡 Do's (Fă)
- ✓ Desemnează un coordonator proiect dedicat (nu poate fi "între alte task-uri")
- ✓ Implică stakeholderii devreme - buy-in de la început
- ✓ Documentează tot (decizii, feedback, probleme) - istoric valoros
- ✓ Comunică constant echipei - transparență despre progres
- ✓ Testează extensiv înainte de lansare publică
- ✓ Începe pilot limitat, nu 100% direct
- ✓ Colectează feedback activ și reacționează rapid
⚠️ Don'ts (Nu Făi)
- ✗ Nu sări peste training echipă (va duce la rezistență/confuzie)
- ✗ Nu lansa 100% fără pilot extern (risc mare)
- ✗ Nu ignora feedback operatori ("ei știu mai bine")
- ✗ Nu te grăbi să finalizezi mai repede decât planificat (calitate > viteză)
- ✗ Nu face modificări majore în sistem fără testare (poate destabiliza)
- ✗ Nu uita să comunici public lansarea (cetățenii trebuie să știe)
- ✗ Nu abandona monitorizarea după primele 2 săptămâni (optimizare continuă)
Descărcați Checklist-ul Printabil
Exportăm checklist-ul personalizat pentru instituția voastră cu dates și milestone-uri specifice.