Înregistrare Apeluri
Ce face: Înregistrează automat 100% din apeluri (audio + transcripție), criptare AES-256, stocare GDPR. Funcții: Căutare avansată, export rapid, access log complet, retenție configurabilă. Beneficii: Audit complet, conformitate legală, rezolvare dispute, training echipă. Perfect pentru: Primării, spitale, instituții ce necesită documentare riguroasă.
De Ce Este Esențială Înregistrarea Apelurilor în Sectorul Public
Instituțiile publice gestionează zilnic zeci sau sute de cereri telefonice de la cetățeni: programări, informații, reclamații, solicitări oficiale. Fără un sistem robust de înregistrare, apare un risc major: lipsa de documentare a ceea ce s-a discutat, promis sau solicitat.
În caz de dispută („Mi s-a spus că pot veni marți la ora 10:00!" vs. „Noi nu avem evidență"), instituția nu are nicio metodă de a verifica obiectiv ce s-a comunicat. În plus, pentru audit intern, control de calitate sau investigații, absența înregistrărilor face imposibilă reconstrucția evenimentelor.
Sistemul nostru înregistrează automat și securizat 100% din apeluri, generează transcripții complete, indexează pentru căutare rapidă și garantează conformitate totală cu GDPR și legislația locală privind protecția datelor. Instituția are acces instant la orice conversație pentru verificare, învățare sau apărare juridică.
Cum Funcționează Sistemul de Înregistrare
Pasul 1: Înregistrare Automată
Fiecare apel este înregistrat automat în format audio de înaltă calitate (48kHz, stereo). Sistemul salvează atât vocea agentului AI cât și a apelantului pe canale separate pentru claritate maximă.
Pasul 2: Transcripție Instant
În paralel cu înregistrarea audio, sistemul generează o transcripție text completă cu timestamp-uri pentru fiecare replică. Detectează automat vorbitori și marchează schimbările de limbă.
Pasul 3: Stocare Criptată
Înregistrările sunt criptate end-to-end cu AES-256 și stocate în servere securizate conforme GDPR. Fiecare fișier are metadata completă: dată, oră, durată, număr apelant, rezultat conversație.
Pasul 4: Indexare și Căutare
Toate înregistrările sunt indexate automat. Puteți căuta rapid după dată, număr telefon, cuvinte cheie în transcripție, rezultat, agent, sau orice alt criteriu relevant.
Beneficii și Rezultate Măsurabile
Stocare
Toate apelurile înregistrate automat, fără excepție
Acuratețe Transcripție
Precizie foarte mare în conversii audio-text
Timp Acces
Găsire și redare instantanee orice înregistrare
Retenție
Perioadă configurabilă conform legislației
Cazuri de Utilizare Critice
1. Rezolvare Dispute Cetățeni
Un cetățean susține că i s-a spus telefonic că documentul va fi gata vineri, dar funcționarii nu au evidență. Cu înregistrarea, ascultați apelul în 10 secunde, verificați exact ce s-a comunicat și rezolvați situația obiectiv, fără speculații.
2. Audit Intern și Control Calitate
Managementul poate asculta aleatoriu 10-20 apeluri pe lună pentru a evalua calitatea serviciilor, identificare probleme recurente, verificare dacă procedurile sunt respectate și îmbunătățire continuă.
3. Training și Îmbunătățire
Folosiți înregistrări reale (anonimizate) pentru a instrui noi angajați: exemple de conversații bune, greșeli comune, situații dificile gestionate corect. Învățare din experiență reală, nu doar teorie.
4. Protecție Juridică
În cazuri de plângeri oficiale, procese sau investigații, înregistrările sunt probe concrete. Demonstrați că ați furnizat informații corecte, ați respectat procedurile și nu există culpă din partea instituției.
Securitate și Conformitate GDPR
Măsuri de Securitate
- ✓Criptare AES-256: Toate fișierele audio/text criptate în repaus și în transit
- ✓Access Control: Doar utilizatori autorizați pot accesa înregistrări, cu log complet
- ✓Backup Redundant: Copii automate în multiple locații geografice
- ✓Audit Trail: Evidență completă cine a accesat ce înregistrare și când
Conformitate Legală
- ✓Notificare Automată: Apelantul e informat că apelul e înregistrat
- ✓Drept la Ștergere: Cetățenii pot solicita ștergerea înregistrărilor conform GDPR
- ✓Retenție Configurabilă: Stabiliți perioada de păstrare conform legislației
- ✓Export GDPR: Generare rapidă rapoarte pentru autorități de supraveghere
Întrebări Frecvente
Este legal să înregistrăm apelurile fără consimțământ explicit?
În Moldova și UE, instituțiile publice pot înregistra apeluri în scopuri de audit, conformitate și îmbunătățire servicii dacă informează apelantul la începutul conversației („Acest apel este înregistrat..."). Sistemul nostru face asta automat și respectă GDPR 100%.
Cât timp păstrăm înregistrările și cum le ștergem la final?
Perioada de retenție e configurabilă (1-10 ani) conform nevoilor instituției și legislației aplicabile. La expirare, sistemul șterge automat înregistrările. Puteți și șterge manual oricând, cu confirmare și log pentru audit.
Pot căuta rapid o anumită conversație după cuvinte cheie?
Da. Transcripțiile text sunt indexate full-text. Căutați după orice cuvânt sau frază (ex: „certificat naștere", „programare marți"), după număr telefon, dată, durată sau rezultat. Rezultatele apar instant cu highlight pe fragmentele relevante.
Pot exporta înregistrări pentru investigații sau litigii?
Absolut. Export în formate standard (MP3, WAV pentru audio; PDF, DOCX pentru transcripții) cu metadate certificate (dată, oră, părți, checksum). Acestea sunt admisibile ca probe în instanță sau investigații oficiale.
Cât de mult spațiu de stocare consumă înregistrările?
Un apel de 5 minute = ~5MB audio comprimat + ~20KB text transcripție. Pentru 1000 apeluri/lună = ~5GB/lună, foarte accesibil. Oferim stocare nelimitată în planurile enterprise sau stocare pay-as-you-go pentru volume mici.
Documentați și Protejați Fiecare Conversație
Conformitate totală, securitate maximă, acces instant la orice înregistrare.