Programări Automate cu Calendar
Ce face: Sincronizare bidirecțională cu Google Calendar, Outlook, sisteme medicale - verificare disponibilitate și blocare sloturi în timp real. Funcționalități: Programări, reprogramări, anulări, reminder-uri 24h înainte, confirmări SMS. Beneficii: 80% reducere timp admin, 65% scădere no-show, zero dublări. Compatibilitate: Orice calendar cu API - integrare în 1-2 săptămâni.
De Ce Programările Automate Sunt Game-Changer pentru Cabinete și Instituții
Programările telefonice tradiționale sunt consumatoare masiv de timp: secretara trebuie să răspundă, să deschidă calendarul, să verifice manual disponibilitatea, să întrebe pacientul ce oră preferă, să înscrie manual, să confirme, apoi să trimită eventual un SMS manual de confirmare. Un singur apel durează 3-5 minute - înmulțit cu 30-50 apeluri zilnic înseamnă 2-4 ore doar pentru programări.
Sistemul nostru automatizează complet acest proces: apelantul comunică când dorește programarea, AI-ul interoghează instant calendarul (în < 1 secundă), prezintă sloturile disponibile, confirmă alegerea și blochează slotul automat. Durată totală: 40-60 secunde. Sincronizarea e bidirecțională - dacă medicul/secretara adaugă manual o programare în calendar, AI-ul o vede instant și nu o mai propune altor apelanti.
Rezultatul: personalul e eliberat de această sarcină repetitivă (economie 2-4 ore/zi), pacienții pot programa oricând (inclusiv 22:00 seara sau duminică), rata de no-show scade dramatic datorită reminder-urilor automate, iar riscul de erori umane (uitat să noteze, dublă rezervare) dispare complet.
Funcționalități Cheie Sistem Programări
Verificare Disponibilitate Instant
Interogare timp real a calendarului pentru identificare sloturi libere. Consideră durata consultație, pauze, sărbători.
Blocare Slot Imediat
Când apelantul confirmă ora, sistemul rezervă instant slotul în calendar - zero risc suprapuneri sau dublări.
Reguli Complexe Business
Suportă: sloturi diferite per serviciu (consultație 30min, analize 15min), zile speciale, bufere între întâlniri.
Multi-Calendar Management
Gestionează simultan calendare multiple: medic1, medic2, sala1, sala2 - propune cel mai apropiat slot disponibil.
Reprogramări Facile
Apelant poate reprograma: sistem verifică disponibilitate nouă, eliberează slotul vechi, rezervă pe cel nou - totul automat.
Reminder-uri Automate
Cu 24h înainte: SMS/email automat cu detalii programare și opțiune confirmare sau anulare printr-un click.
Cum Funcționează - Flux Complet Programare
Interogare Calendar
Apelant: "Vreau programare joi". Sistem face API call către Google Calendar/Outlook/sistem medical, extrage toate sloturile joi.
Filtrare Inteligentă
Elimină: sloturi deja ocupate, pauze, evenimente all-day, timpi blocare manuală. Rămân doar sloturile efectiv libere.
Propunere Optimă
Prezintă primele 2-3 opțiuni: "Joi am liber la 10:00, 14:30 și 16:00. Care preferați?" - ordinea ține cont de proximitate față de preferința exprimată.
Confirmare și Blocare
Apelant alege 14:30. Sistem creează imediat event în calendar cu: titlu, nume pacient, telefon, tip consultație, status "confirmat".
Notificare Multiplă
Pacient primește SMS confirmare. Medic/cabinet primește notificare calendar. Ambele sincronizate instant.
Reminder Pre-Întâlnire
Cu 24h înainte, job automat trimite SMS: "Reamintire: programare mâine 14:30 la Dr. Popescu. Confirmați: Da/Reprogramez/Anulez"
Impact Măsurabil
Reducere No-Show
Reminder-urile automate scad dramatic absențele
Timp Admin
Eliberare personal de sarcinile de programare
Dublări
Imposibil să apară dublă rezervare același slot
Satisfacție
Rating pentru ușurința procesului de programare
Exemplu Concret: Cabinet Medicină de Familie
❌ Înainte (Programări Manuale)
- • Secretară ocupată 3-4h/zi la telefon pentru programări
- • Pacienți sună în program 8-17, mulți ratează
- • No-show rate: 30-35% (pacienți uită)
- • 2-3 dublări pe săptămână (eroare umană)
- • Reprogramări = apel nou, proces repetă
- • Calendar fizic/Excel dezordonat
✅ După (Programări Automate AI)
- • Secretară eliberată - 3.5h economii/zi pentru alte task-uri
- • Pacienți pot programa 24/7 - inclusiv 23:00 sau duminică
- • No-show rate: 10-12% (reminder SMS automat)
- • Zero dublări (blocare automată instant)
- • Reprogramări în 30 secunde la telefon
- • Calendar digital sincronizat perfect
💰 ROI: Economie 3.5h/zi × 20 zile = 70h/lună. Echivalent salariat part-time (€400-600/lună). Cost sistem: €150-250/lună. Economie netă: €200-400/lună + satisfacție pacienți crescută.
Funcționalități Avansate
🎯 Optimizare Inteligentă Sloturi
Sistemul învață patterns: dacă vinerea după-masă sunt mereu multe anulări, propune mai puțin acele sloturi. Dacă luni dimineața sunt preferate, le prioritizează în sugestii. Optimizare continuă pentru maximizare prezență.
👥 Liste de Așteptare Automate
Când nu există slot disponibil: "Vă pot înregistra pe lista de așteptare. Dacă se eliberează un loc din cauza anulări, vă sun automat să confirmați." - când altcineva anulează, sistemul sună automat următorul din listă.
📊 Analytics Programări
Dashboard analitic: care zile/ore sunt cele mai solicitate, tipuri consultații frecvente, rate anulări per slot, tendințe sezonalitate. Date pentru optimizare program și resurse.
🔗 Integrare Plăți Online
Opțional: la programare, sistemul poate solicita plată avans (ex: €20 consultație) prin card. Reduce no-show-urile la aproape zero (pacienții care plătesc avanc vin aproape sigur).
Întrebări Frecvente
Ce platforme de calendar sunt suportate?
Google Calendar, Microsoft Outlook/Exchange, Apple Calendar, plus sisteme specializate medicale (MedPoint, Hipocrate, Regina Maria). Dacă aveți sistem custom, putem dezvolta conector în 1-2 săptămâni.
Poate gestiona reguli complexe (ex: consultație nouă = 45min, control = 20min)?
Da. Configurăm durate diferite per tip consultație, bufere între întâlniri (ex: 5min pauză), blocări recurente (fiecare marți 14:00-15:00 = ședință staff), excepții sărbători. Orice regulă business poate fi programată.
Ce se întâmplă dacă internetul pică și calendarul e inaccesibil?
Sistemul detectează automat indisponibilitatea API-ului calendar. Opțiuni: (1) informează apelantul și oferă callback când se restabilește, (2) transfer la operator pentru programare manuală temporară, (3) folosește cache local (ultimul snapshot calendar) cu disclaimer "vă confirm programarea peste 15 minute când sistemul revine".
Pacienții pot anula/reprograma singuri fără să sune?
Da! SMS-ul de reminder include link: "Confirmați, Reprogramați sau Anulați". Click pe link deschide interfață web unde pot alege acțiunea. Reprogramare = li se arată sloturi disponibile, aleg unul nou, totul se actualizează automat. Pot și suna AI-ul care face reprogramarea vocal.
Cum gestionați programările pentru multiple cabinete/medici simultan?
Sistemul poate gestiona N calendare simultan. La apel: "Pentru ce specialist doriți programarea? Dr. Popescu sau Dr. Ionescu?" sau detectează automat pe bază de motiv ("consultație dermatologică" → calendarul dermatologului). Poate și propune: "Dr. X are liber joi, Dr. Y are liber vineri - care preferați?"
Automatizați Programările 100%
Eliberați personalul, oferiți acces 24/7, eliminați erorile. Implementare rapidă.