Verificare Status în Timp Real
Ce verificăm: Status cereri administrative, facturi utilități, dosare sociale, programări, documente emise. Tehnologie: Interogare baze date în <2 sec, autentificare securizată, acuratețe 99.9%. Beneficii: 70% reducere apeluri "status check", disponibil 24/7, zero așteptare. Securitate: Acces doar cu autentificare, conformitate GDPR, audit trail complet.
De Ce Verificarea Status Automată Este Esențială
Una din cele mai frecvente categorii de apeluri la instituțiile publice și companiile de utilități este: "Vreau să știu în ce stadiu e cererea mea / cât am de plată / când e gata documentul". Aceste apeluri simple consumă timp enorm operatorilor: trebuie să identifice cetățeanul, să caute manual în sistem, să comunice informația - 3-5 minute per apel.
Pentru cetățean, experiența e frustrantă: sună, așteaptă la coadă 5-10 minute, explică situația, operatorul caută, uneori transferă la alt departament care caută din nou. Total: 10-15 minute pentru o informație simplă care există deja în baza de date.
Sistemul nostru voice AI elimină complet această ineficiență: cetățeanul sună, se identifică rapid (CNP sau număr cerere), sistemul interoghează automat baza de date în < 2 secunde și comunică instant statusul exact. Durată totală: 30-45 secunde. Disponibil 24/7, inclusiv la 23:00 când instituția e închisă. Acuratețe 100% pentru că datele vin direct din sursa oficială, fără eroare umană de transcriere sau interpretare.
Tipuri de Verificări Status Suportate
Status Cereri Administrative
Exemple: Certificat de urbanism • Autorizație construire • Certificat fiscal • Cerere copie acte
Proces: Cetățean furnizează număr cerere sau CNP → sistem interoghează baza de date → răspunde status actual (depusă/în procesare/aprobată/gata ridicare) + estimare finalizare
Verificare Facturi și Taxe
Exemple: Sold factură apă/gaz/curent • Taxe locale restante • Istoric plăți • Termenele scadență
Proces: Identificare prin cod client sau adresă → acces sistem facturare → comunică suma exactă, detalii consum, termenul limită, penalități eventuale
Tracking Dosare Sociale
Exemple: Ajutor social • Alocații copii • Compensații utilități • Beneficii medicale
Proces: Verificare prin CNP → interogare sistem asistență socială → status dosar (depus/în evaluare/aprobat/respins) + motivare dacă e cazul
Status Programări și Întâlniri
Exemple: Consultație medicală • Audiență primar • Întâlnire funcționar • Programare serviciu public
Proces: Căutare după nume sau telefon → acces calendar → confirmă data/ora/locația + posibilitate reprogramare directă
Verificare Documente Emise
Exemple: Certificat naștere • Certificat căsătorie • Pașaport • Carte identitate
Proces: Sistem verifică în baza documentelor → informează dacă e gata ridicare, sau estimare când va fi disponibil + ce acte necesare pentru ridicare
Cum Funcționează - Flux Verificare Status
Identificare Solicitant
Sistem solicită date identificare: CNP, număr cerere, cod client sau adresă - în funcție de tip verificare. Validare format și existență în bază.
Autentificare Securizată
Pentru informații sensibile (facturi, dosare medicale): verificare suplimentară prin dată naștere, ultim 4 cifre telefon sau cod SMS one-time.
Interogare Bază Date
API call către sistem intern (ERP, CRM, bază date SQL) cu parametrii identificare. Extragere date relevante în <2 secunde.
Prezentare Informații
Comunicare clară: "Cererea dvs. nr. 12345 pentru certificat fiscal este în stadiul: aprobată. Puteți ridica documentul de la registratură începând cu data de 15 decembrie."
Acțiuni Suplimentare
Oferă opțiuni: "Doriti să primiți informațiile prin SMS?", "Vreți să programați o întâlnire pentru ridicare?", "Pot să vă ajut cu altceva?"
Indicatori de Performanță
Timp Răspuns
De la apel până la informația solicitată
Acuratețe Date
Informații extrase direct din sursa oficială
Reducere Apeluri
Mai puține apeluri "unde e cererea mea?"
Disponibilitate
Verificare status oricând, nu doar în program
Exemplu Conversație Reală - Verificare Factură
⏱️ Durată totală conversație: 45 secunde (vs 8-12 minute cu operator uman care trebuie să caute manual)
Securitate și Protecție Date Personale
🔐 Autentificare Multi-Factor
- • Nivel 1 (informații generale): Doar CNP/cod client
- • Nivel 2 (date financiare): CNP + dată naștere sau telefon
- • Nivel 3 (modificări): CNP + cod SMS one-time
- • Detectare încercări frauduloase (mai multe CNP-uri greșite)
- • Blocare temporară după 3 încercări eșuate
📜 Conformitate GDPR
- • Acces doar la datele strict necesare (minimizare)
- • Audit trail: log complet cine accesează ce date și când
- • Înregistrări păstrate conform legislație (12-24 luni)
- • Drept acces cetățean: pot cere istoricul verificărilor lor
- • Criptare end-to-end pentru toate datele sensibile
Întrebări Frecvente
Ce se întâmplă dacă sistemul nu găsește cererea/dosarul menționat?
Sistemul verifică dublu: (1) caută după număr cerere, (2) dacă nu găsește, încearcă după CNP + tip document. Dacă tot nu găsește: "Nu am găsit cererea în sistem. Posibil nu a fost înregistrată încă sau numărul e incorect. Vă transfer la un coleg care vă poate ajuta să verificați." - transfer operator pentru investigare manuală.
Poate sistemul actualiza date, sau doar le citește?
Configurabil per instituție. Operațiuni read-only (verificare) sunt standard. Pentru write operations (actualizare adresă, confirmare primire document), putem activa cu autentificare suplimentară puternică (SMS code). De obicei, modificări sensibile necesită transfer la operator uman pentru securitate maximă.
Cum gestionați datele foarte sensibile (medicale, judiciare)?
Pentru categorii speciale date GDPR (sănătate, condamnări): (1) autentificare strengthened cu cod SMS obligatoriu, (2) consimțământ explicit verbal înregistrat ("Confirmați că doriți acces la date medicale?"), (3) audit trail extins cu notificare către persoană vizată, (4) posibilitate opt-out - cetățeanul poate cere ca datele sale să NU fie accesibile prin vocal (doar presential).
Ce latență au interogările către baze de date mari (milioane înregistrări)?
Cu indexare corectă (index pe CNP, număr cerere), interogările SQL sunt sub 1 secundă chiar pentru tabele cu 10M+ rânduri. Folosim și caching inteligent pentru date frecvent accesate (ex: facturi curente). Monitorizăm performance query-uri și optimizăm continuu. În practică, 95% verificări returnează rezultat în < 2 secunde end-to-end.
Putem limita accesul doar la anumite tipuri informații per departament?
Da. Configurăm permisiuni granulare: de ex., linia pentru Serviciul Fiscal accesează doar baza taxe/impozite, nu dosare sociale. Linia pentru Direcția Asistență Socială accesează beneficii, nu facturi. Separare strictă conform principiului "need to know" și minimizare acces date.
Oferim Informații Instant Cetățenilor
Reduceți dramatic apelurile repetitive, eliberați operatorii, creșteți satisfacția.