Programări Evaluări Sociale
Ce face: Rezervare automată întâlniri cu asistenți sociali prin telefon, cu acces la calendar în timp real. Rezultate: 0 timp așteptare pentru programare, 80% reducere no-show-uri prin reminder-e. Funcții: Verificare disponibilități, confirmare instant, reprogramare ușoară, notificări automate. Disponibilitate: 24/7, română și rusă, procesare în 3-4 minute.
Transformarea Procesului de Programări
În sistemul tradițional, programarea unei întâlniri cu asistentul social necesită apeluri în programul de lucru, așteptare la telefon, verificări manuale în registre și potențial mai multe încercări până găsiți un slot disponibil care să vă convină. Pentru persoane în situații vulnerabile, acest proces poate fi descurajant.
Voice AI simplifică dramatic această experiență. Beneficiarul poate suna oricând - seara, în weekend, pe drum spre casă - și în doar 3-4 minute are o programare confirmată. Sistemul accesează calendarul în timp real, prezintă opțiunile disponibile și rezervă instant slot-ul ales.
Mai mult, sistemul gestionează și modificările: anulări, reprogramări, confirmare prezență. Trimite automat reminder-e cu 24h înainte și oferă opțiunea de confirmare simplă prin SMS. Reduce dramatic rata de no-show-uri și optimizează utilizarea timpului asistenților sociali.
Cum Funcționează Procesul de Programare
Solicitare Programare
Beneficiarul sună și solicită programare pentru evaluare, consiliere sau întâlnire cu asistentul social.
Identificare și Verificare
Agentul vocal colectează datele de contact, verifică dacă există dosar existent și identifică tipul de întâlnire necesară.
Verificare Disponibilități
Accesează calendarul asistenților sociali și prezintă opțiuni disponibile: date, ore, și specialist disponibil.
Confirmare Programare
Beneficiarul alege data și ora preferată. Sistemul rezervă slot-ul și generează număr de confirmare.
Informații Pregătire
Oferă detalii despre ce să aducă la întâlnire: documente necesare, adresa exactă, persoana de contact.
Confirmare și Reminder-e
Trimite SMS imediat cu detalii programare și un reminder cu 24h înainte de întâlnire.
Tipuri de Întâlniri și Pregătire
Evaluare Inițială
Pentru beneficiari noi care solicită beneficii sociale și necesită evaluare preliminară.
Durată:
45-60 minute
Ce să aduceți:
Buletine familie, adeverințe venit, dovadă locuință
Vizită Domiciliu
Evaluare socială la domiciliul beneficiarului pentru verificarea condițiilor de trai.
Durată:
30-45 minute
Ce să aduceți:
Asigurați-vă că toți membrii familiei sunt prezenți
Consiliere Socială
Discuții pentru ghidare, suport și orientare către servicii specializate.
Durată:
30-45 minute
Ce să aduceți:
Notați dinainte întrebările și situațiile pe care doriți să le discutați
Verificare Periodică
Întâlniri de monitorizare pentru beneficiarii activi care primesc deja ajutoare.
Durată:
20-30 minute
Ce să aduceți:
Documente actualizate venit și componență familie
Beneficii Programare Automată
Pentru Beneficiari
- • Programare instant, fără așteptare la telefon
- • Disponibil 24/7, inclusiv seara și weekend
- • Vizibilitate completă asupra sloturilor disponibile
- • Reprogramare ușoară dacă apar impedimente
- • Reminder-e automate pentru a nu uita întâlnirea
- • Informații clare despre pregătire necesară
Pentru Instituție
- • 80% reducere no-show-uri prin reminder-e
- • Eliminare timp personal pentru gestionare programări
- • Utilizare optimă calendar asistenți sociali
- • Date colectate dinainte pentru pregătire întâlnire
- • Reducere erori de înregistrare manuală
- • Statistici automate ocupare și flux beneficiari
Funcționalități Inteligente
Reprogramare Automată
Dacă asistentul social anulează, sistemul contactează automat beneficiarul și propune alternative.
Prioritizare Urgențe
Recunoaște situații urgente și oferă automat sloturile cele mai apropiate disponibile.
Optimizare Deplasări
Pentru vizite domiciliu, grupează programările pe zone geografice pentru eficiență maximă.
Impact Măsurabil
Reducere no-show-uri prin reminder-e
Durată medie programare completă
Disponibilitate serviciu rezervări
Utilizare optimă calendar asistenți
Întrebări Frecvente
Pot solicita un anumit asistent social cu care am mai lucrat?
Da, dacă aveți dosar existent, sistemul vă va propune prioritar sloturile asistentului dumneavoastră dedicat. Dacă nu este disponibil rapid, puteți alege să așteptați sau să acceptați alt specialist.
Cum funcționează reprogramarea dacă am un impediment?
Puteți suna înapoi și solicita reprogramare. Sistemul anulează automat programarea existentă și vă oferă noi opțiuni disponibile. Tot procesul durează 2-3 minute.
Ce se întâmplă dacă întârzii la programare?
Ideal este să sunați înainte pentru a anunța întârzierea. Sistemul poate verifica dacă asistentul poate aștepta sau vă poate oferi următorul slot disponibil în ziua respectivă.
Pot programa și pentru altă persoană din familie?
Da, dacă sunteți reprezentant legal sau aveți împuternicire. Sistemul va înregistra datele persoanei pentru care se face programarea și pe dumneavoastră ca persoană de contact.
Primesc confirmarea și prin email, nu doar SMS?
Da, puteți solicita trimiterea detaliilor programării pe email. Veți primi un link de calendar pe care îl puteți adăuga direct în Google Calendar sau Outlook.
Optimizați Gestionarea Programărilor
Oferiți beneficiarilor rezervare instant 24/7 și eliminați no-show-urile cu reminder-e automate.